Penerapan SIS sebagai Bentuk Keunggulan Perusahaan

Penulis : Gita Rahmadani

Mahasiswa Magister Manajemen 2021, Universitas Jenderal Soedirman

Perkembangan teknologi digital telah menciptakan budaya baru di tengah
peradaban manusia. Di antara bentuk kemajuan teknologi adalah peranannya yang
bisa menggantikan posisi manusia dalam bekerja. Secara radikal, di era digital
sekarang teknologi inofrmasi telah menggeser peran manusia dalam banyak hal,
tak terkecuali pada posisi pengaturan manajemen. Di mana kecanggihan teknologi
telah menciptakan sebuah Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang lebih efisien,
cepat dan tepat. Analisis terhadap sumber-sumber kompetitif ini dapat
mengidentifikasi bagaimana manfaat kompetitif dapat dicapai melalui sistem
teknologi informasi.

Boleh dibilang SIM menjadi teknologi yang jenius dan mampu memudahkan
pengambilan keputusan yang efektif untuk saat ini. Hal ini cukup beralasan
lantaran SIM memberi banyak manfaat di antaranya: Pertama, meningkatkan
efisiensi dan efektivitas data secara akurat dan realtime; Kedua, memudahkan
pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, pengawasan, pengarahan dan
pendelegasian kerja kepada semua departemen yang memiliki hubungan atau
koordinasi; ketiga, meningkatkan kualitas sumber daya manusia karena unit
sistem kerja yang terkoordinasi dan sistematis; keempat, meningkatkan
produktivitas dan penghematan biaya dalam organisasi.

Peran sistem informasi dalam suatu organisasi sangat diperlukan untuk
mendukung mendukung strategi bersaing bisnis sehingga keuntungan dapat diraih.
Pemanfaatan sistem informasi dalam suatu organisasi dapat optimal apabila
direncanakan dengan baik dalam suatu perencaan srategis. Salah satu stretegi
dalam meningkatkan daya saing adalah melalui pengembangan peran sistem
informasi dalam perusahaan. Jika sebelumnya peranan sistem informasi hanya
sebagai proses penunjang saja dalam memperoleh data dengan titik berat pasa efisiensi
biaya operasional minimalisasi risiko operasi dari berbagai fungsi perusahaan,
maka pada saat ini peranannya telah berubah menjadi alat stratergik dalam
perusahaan untuk meningkatkan kemampuan bersaingnya.

Secara khusus dapat dinyatakan bahwa penyusunan dan pengembangan
perencanaan strategi informasi merupakan upaya peningkatan peranan fungsi dan
nilai sistem informasi setiap unit kegiatan manajemen dan operasinal perusahaan
untuk meningkatkan kemampuan bersaingnya. Perencanaan yang sering dilakukan oleh
suatu perusahaan, terutama sebelum mengambil suatu keputusan. Dengan
dilakukannya perencanaan maka diharapkan hasil atau target yang ingin dicapai
mempunyai gambaran berdasarkan tolak ukur dari perencanaan yang telah dilakukan.
Perusahaan bisa memanfaatkan manajemen pengetahuan yakni merencanakan,
mengumpulkan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang
telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam
sumber yang kompeten baik itu relevansi, akurasi, ketetapan waktu dan
kelengkapan proses di dalamnya.

Selain karena manfaatnya yang besar, penggunaan sistem informasi dalam
proses manajemen juga dipakai sebagai senjata kompetisi (competitie weapon)
yang ampuh dan efektif untuk memenangkan persaingan. Sistem infformasi untuk
keunggulan kompetisi (competitie adantage) seperti ini disebut dengan sistem
informasi strategis (SIS). Yakni sistem informasi yang digunakan untuk
mengatasi masalah-masalah strategis dalam organisasi atau perusahaan. Sistem
ini sangat urgen guna mendukung operasi dan proses-proses manajemen yang
menyediakan jasa dan produk strategis untuk menghasilkan keunggulan yang
kompetitif. SIS diciptakan untuk mendukung manajer dalam menerapkan strategi,
fokus kepada alat yang bertujuan untuk memenangkan persaingan, berorientasi
internal maupun eksternal.

Sedangkan pengertian lainnya menyebutkan bahwa SIS merupakan suatu sistem
informasi apapun di lel manapun yang mendukung atau mengimplementasikan
strategi kompetisi yang memberi keuntungan kompetitif bagi perusahaan melalui
efisiensi internal dan efisiensi komparatif sehingga membantu perusahaan
memberikan keuntungan kinerja secara signifikan dan meningkatkan kinerja jangka
panjangnya. Antara SIM dan SIS pada dasarnya memiliki kesamaan sebagai alat yang
dipakai untuk mengejar efektivitas dan efisiensi dalam proses-proses manajemen
organsisasi maupun perusahaan. Yang membedakan adalah SIS lebih mengerucut
diandalkan sebagai alat untuk mewujudkan strategi perusahaan yang unggul untuk
memenangkan persaingan. Strategi menjadi kata kunci paling utama dalam
penerapan SIS. Di mana lewat strategi yang apik dna brilian, manajemen tengah
memosisikan perusahaan di dalam arena pasar yang dipilih supaya dapat
memenangkan kompetisi, memuaskan pelanggan dan mencapai kinerja terbaik.

Karakteristik SIS di dalam melecut keunggulan sebuah organisasi atau
perusahaan antara lain bisa dilihat dari: Pertama, sistem ini dipakai untuk
merumuskan strategi kompetisi organisasi; Kedua, memberi keuntungan kompetisi
bagi perusahaan; ketiga, memberikan keuntungan kinerja yang signifikan;
keempat, mengubah cara perusahaan bekerja secara internal; kelima, menciptakan
inoasi dan produk baru; keenam, mengubah struktur industri menjaid lebih
dinamis dan efektif; ketujuh, memberikan keseimbangan kompetitif antar
perusahaan di dalam industri; kedelapan, meningkatkan kontribusi pertambahan
nilainya ke rantai nilai industri. Di mana keunggulan kompetitif adalah hasil
(output) dari proses yang sistematik dan sah (legal) untuk mendapatkan dan menganalisa
informasi mengenai pesaing bisnis pesaing yang telah ada dan potensial. Sistem
informasi dapat mencapai keunggulankompetitif pada tiga tingkatan yaitu
keunggulan strategis (Strategic advantage), keunggulan taktis (Tactical advantage),
keunggulan operasional (Operational advantage).

Di era percepatan dan persaingan bisnis di era digital, setiap perusahaan
berlomba-lomba menerapkan strategi terbaik untuk menghadapi pesaing-pesaingnya.
Sistem teknologi inormasi dikatakan strategis manakala ia mampu melaksanakan
satu atau lebih strategi-strategi kompetisi antra lain: Pertama, Cost
Leadership, sistem informasi dikatakan mendukung strategi jika bisa mencapai
posisi sebagai produser dengan biaya terendah di dalam industri, yaitu dengan
cara menurunkan secara drastis biaya proses bisnis dengan melakukan rekayasa
dan efisiensi, apakah menurunkan biaya dari pemasok maupun ke pelanggan. Kedua,
Differentiation strategy, sistem informasi yang menyediakan produk atau jasa
yang berbeda atau unik dengan nilai yang lebih besar kepada pelanggan
dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya yakni dengan cara menggunakan teknologi
informasi untuk membuat produk dan jasa yang berbeda. Menggunakan teknologi
informasi untuk mengurangi keuntungan diferensi dari pesaing. Ketiga, focus
strategy, sistem informasi yang membantu perusahaan memfokuskan pada produk
atau jasa khusus di suatu niche khusus.

Keempat, Innovation Strategy sistem informasi yang mampu menemukan cara
khusus atau terbaru yang belum dijalankan pesaing. Apakah dengan memanfaatkan
teknologi digital guna membuat market baru atau dengan membuat cara baru dalam
promosi dengan konsep dan media digital yang fresh. Kelima, Alliance Strategy
sistem informasi yan bisa membuat hubungan kerjasama yang menguntungkan dengan
pemasok, perusahaan lain dan bahkan dengan pesaing-pesaingnya. Keenam, Growth
Strategy. Sistem informasi dikatakan mendukung strategi ini jika membantu
mengembangkan dan mendiversifikasikan pasar. Ketujuh, Quality Strategy. Sistem
informasi yang bisa membantu meninggkatkan kualitas dari produk dan jasa, yaitu
dengan cara menggunakan robot, atau lainnya yang bisa meningkatkan kualitas
produk. Atau bisa juga menggunakan teknoologi media sosial untuk menjangkau
pasar yang lebih luas untuk peningkatan berkelanjutan dari produk.

Di antara bentuk aplikasi sistem informasi yang bisa diandalkan sebagai
bagian dari sistem informasi strategis antara lain: (1) Enterprise Resource
Planning (ERP) untuk mengelola manajemen dan melakukan pengawasan yang
terintegrasi antar unit di dalam perusahaan; (2) Supply Chain Management (SCM)
untuk mengintegrasikan data-data seperti manajemen suplai bahan baku, mulai
dari pemasok, produsen, pengecer sampai konsumen akhir; (3) Transaction
Processing System (TPS) untuk memproses data dalam jumlah yang besar atau
transaksi yang banyak dan rutin. Program ini biasa diaplikasikan dalam
manajemen gaji dan inventaris; (4) Office Automation System (OAS) untuk
memperlancar komunikasi antar departemen dalam suatu perusahaan dengan cara
mengintegrasikan server-server komputer pada setiap user di perusahaan; (5) Knowledge
Work System (KWS) untuk mengintegrasikan satu pengetahuan baru ke dalam
organisasi; (6) Informatic Management System (IMS) untuk mendukung spektrum
tugas-tugas dalam organisasi. (7) Decision Support System (DSS) untuk membantu
manajer dalam mengambil keputusan dengan cara mengamati lingkungan di dalam
perusahaan. (8) Expert System (ES) dan Artificial Intellegent (AI) untuk
menganalisis pemecahan masalah dengan menggunakan pengetahuan tenaga ahli yang
telah diprogram ke dalamnya. (9) Group Decision Support System (GDSS) dan
Computer-Support Collaborative Work System (CSCWS) untuk mencari solusi
permasalahan melalui pengumpulan pengetahuan dalam suatu kelompok, bukan per
individu. Biasanya berbentuk kuesioner, konsultasi dan skenario.

Sejatinya banyak sekali aplikasi sistem informasi strategis yang bisa
diterapkan di dalam menjadikan sebuah perusahaan bersaing dan memiliki
keunggulan kompetitif. Namun perlu ditekankan bahwa aplikasi hanya membantu
memberikan peran efisiensi, efektivitas, komunikasi dan kolaborasi ataupun
kompetisi. Sehingga perusahaan betul-betul dapat emmperoleh keunggulan
kompetitif jika strategi-strategi yang dipilih perusahaan dapat
diimplementasikan dan dieksekusi dengan baik dan optimal. Di mana suatu
perusahaan dinilai memiliki keunggulan kompetitif manakala ia mempunyai
kelebihan atau nilai plus dibandingkan dari para pesaingnya untuk menarik
pelanggan-pelanggan dan dapat mempertahankan diri dari tekanan-tekanan kompetiti
pasar. Keunggulan ini merupakan buah dari keberhasilan perusahaan menerapkan
strategi dan sistem informasi yang tepat dalam mengeksekusi keputusan-keputusan
vital dan merumuskan produk dan jasa yang baru serta media promosinya.

Dengan penerapan sistem informasi manajemen strategis tentunya akan
mendongkrak posisi perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Sebuah keunggulan
yang dipergunakan untuk berkompetisi dan bersaing dengan perusahaan lainnya
untuk meningkatkan value (nilai) perusahaan baik dalam hal peningkatan laba
maupun citra perusahaan. Dalam upaya mencapai keunggulan kompetitif, perusahaan
harus menghadapi tantangan bahkan tekanan-tekanan internal dan eksternal
perusahaan. Salah satu pendekatannya adalah bagaimana mengefektifkan potensi sumberdaya
yang ada, bisa melalui peningkatan kualitas produk dan layanan kepada
pelanggan, maupun melalui pemanfaatan kemajuan teknologi informasi. Strategi
bersaing merupakan upaya mencari posisi bersaing yang menguntungkan dalam suatu
industri. Strategi bersaing bertujuan membina posisi yang menguntungkan dan
kuat dalam melawan kekuatan yang menentukan persaingan dalam industri.
Kompetisi merupakan karakteristik positif dalam bisnis, persaingan alami dan
sehat adalah pendukung majunya suatu pasar. Persaingan ini mendorong upaya
untuk mendapatkan keunggulan kompetitif di pasar, oleh karenanya diperlukan
kemampuan kompetitif yang signifikan pada berbagai bagian dari perusahaan. Hal
ini ditujukan untuk menjaga bisnis terhadap ancaman pendatang baru. (*)